ASM Security Kft.

Az ASM REGELTECHNIK Kft. 2001. május 10-én jött létre az ASM Hungary Kft. és a G&S REGELTECHNIK Kft. összevonásával.
A két vállalat egyesítése után az ASM REGELTECHNIK Kft. tevékenységei a következőképpen alakulnak:
Épületek komplett gyengeáramú rendszerének kivitelezése

• Tűzjelző rendszer
• Behatolásjelző rendszer
• Hangosítás
• Beléptető rendszerek
• Videó-megfigyelő rendszerek
• TV antenna rendszer
• Strukturált telefon- számítógép hálózat

Építőipari fővállalkozóként komplett kazánházi rendszerek tervezése, felújítása vezérlés-automatikával, időjárásfüggő szabályozás beépítésével.
Az ESSER termékek mellett többek között BOSCH, NOTIFIER cégek termékeinek forgalmazása, szerelése és karbantartása.

Ügyfelünk igényei alapján feladatunk egy Lotus Notes alapú döntéstámogató alkalmazás fejlesztése volt, melynek célja a munkavégzés hatékonyságának növelése, valamint egységes ügykezelés, nyilvántartás és nyomonkövethetőség. A cég működésében az egyik legnagyobb probléma a karbantartások nyomonkövetése, illetve annak hiánya volt. Ennek következtében számos alkalommal fordult elő, hogy egy-egy esedékes karbantartásról megfeledkeztek, aminek következtében jelentős bevételkieséssel kellett számolniuk. Mi megoldottuk ezt a problémát!

Elvárások voltak a rendszerrel szemben:

• Karbantartási feladatok nyomonkövetése (státusz/feladatok)
• Ajánlatkészítés és utókalkuláció
• Cash-flow tervezés(karbantartások + projektbevétel és ütemtervkezelés)
• Feladatkiosztás lehetősége
• Partner nyilvántartás
• Számla engedélyezés

a. Partner nyilvántartó modul
A rendszer a cég partnereinek a rendszerezett nyilvántartását segíti elő. A partner adatokon kívül a modul nyilvántartja a kapcsolattartókat, az ügyfél prioritást, illetve lehetőséget nyújt még kapcsolódó dokumentumok hozzáfűzésére a partner adatlaphoz. Az adatokhoz többszintű visszakeresési lehetőségek tartoznak, illetve egy Excel export modul, melynek segítségével minden partner adatot gombnyomásra exportálhatunk.

B. Munkatárs nyilvántartó modul
A dolgozók nyilvántartását segíti elő ez a modul, mely nem csak az alapadatokat, hanem az adminisztrációs adatokat is tárolja az adott munkatársról. Minden munkatárshoz tartozik egy tevékenységi lap, melyet kitöltve költség és idő elszámolási statisztikákat tudunk nyerni. Az adatokhoz többszintű visszakeresési lehetőségek tartoznak, illetve egy Excel export modul, melynek segítségével minden munkatárs adatot, illetve a munkatárshoz tartozó költségeket és munkára fordított időt gombnyomásra exportálhatunk.

C. Dokumentum archiváló és iktató modul
Bejövő és kimenő iratok (fax, levél, email) egységes kezelésére szolgáló modul. A beérkező iratokat a beépített szkennelő modul segítségével gyorsan és egyszerűen lehet digitálisan rögzíteni (szkennelni) és akár alszámosan iktatni. Minden iratot partnerhez lehet rendelni vagy vállalaton belüli személyre lehet kiszignálni. A rendszer a megadott adatok mindegyikére tartalmaz visszakeresési lehetőséget, illetve előre elkészített nézeteket. Rendszerünk fő előnye, hogy a hagyományos dokumentum archiváló rendszerekkel ellentétben szöveg formátumú csatolt állományoknál a fájl tartalmán belül is lehetőség van az adatkeresésre.

D. Karbantartások nyomonkövetése modul
Karbantartási- és a hozzájuk kapcsolódó adminisztrációs feladatok nyomonkövetésére szolgáló modul.

E. Projektkezelés
A projektkezelés funkció lényege, hogy nyomonkövethetővé válnak a cég projektjei, kezdve az ügyféllel folytatott megbeszélésről készíthető tárgyalási adatlapok rögzítésétől, a kiadott ajánlatok és a megkötött szerződések tárolásáig. Mindezekhez feladatokat delegálhatunk felelősökkel és határidőkkel. A feladatok a kapcsolódó dokumentumokon nyomonkövethetőek. A tárolt dokumentumok több szempont szerint tekinthetők meg. Alapvető megjelenítési kategóriák az év, negyedév szerinti, állapot szerinti és céges bontás. A megjelenő dokumentumok mellett minden esetben megtalálhatóak a kapcsolódó összegek és dokumentum állapotok, melyek a gyors áttekinthetőséget biztosítják. Számos praktikus funkció kapcsolódik még az egyes automatizált folyamatokhoz

F. Napi feladatoki kezelése

A feladatkiosztó modul segítségével lehetőség nyílik feladatot kiadni a munkatársaknak, a teljesítést számon kérni, azaz igazoltatni, illetve a feladat alakulásának folyamatát nyomon követni. Napi feladatoknál a munkatársak láthatják az arra a napra határidős, akár saját, akár mások által delegált feladataikat, melyek elvégzésével lehetőségük van azt „készre jelenteni”, melyről azonnal értesítés érkezik a delegáló személynek – felettesnek is.

G. Sablonok

A program lehetőséget nyújt sablonok definiálására a többször előforduló feladatok kezelésének megkönnyítése céljából. Például a marketing modul a leveleket egy közös sablon alapján másodpercek alatt elkészíti, és hozzájuk rendeli a rendszerben tárolt megfelelő címeket.