Nem elég a jóra vágyni, a jót csinálni kell!

Számos ügyfelünk tűzte zászlajára a folyamat alapú költségcsökkentést az elkövetkezendő időszakra, ami számunkra egy pozitív visszajelzés szakmai munkásságunkat illetően. – kezdi Solti Árpád a HyperTeam Kft. ügyvezetője.

Mik tehát az alapjai egy jól átgondolt és felépített folyamatmenedzsment rendszernek, mire figyeljenek azok a szervezetek, akik működésük racionalizálásba kezdenek?

A megfelelően kialakított folyamatmenedzsment rendszer (FMR) egy komplex irányítási eszköz, amely kezeli a folyamatok tervezését, fejlesztését, szabályozását és felügyeletét. Meghatározza a rendszer működéséhez szükséges eljárásokat és szabályokat, a szereplőket és azok feladatait, kezeli az informatikai támogató alkalmazásokat, biztosítja az összhangot az érdekeltségi rendszerrel.

Solti Árpád a HyperTeam tapasztalatai alapján az alábbi néhány jótanácsot osztotta meg velünk, amit egy FMR kialakítása és működtetése során érdemes megszívlelni:

• Az erőforrások végesek, ezért alakítsunk ki egy kritikusság vizsgálati módszert, amely priorizálja a folyamatokat, ezáltal vezérli az FMR folyamatokkal történő „feltöltését”.
• A különböző kritikussági csoportba tartozó folyamatok különböző mértékben legyenek kezelve az FMR-ben, azaz az alacsony prioritásúak esetében elég a legfontosabb adatok rögzítése, a legkritikusabbaknál pedig törekedjünk a teljes körű optimalizálásra és dokumentálásra.
• A folyamatok optimalizálása mindig egy előre kialakított és szigorúan betartott szabályrendszer mentén történjen meg, megelőzve a céltalan ötletelést és biztosítva a reális célok kitűzését.
• A folyamatokban tervezett változtatásokat csak abban az esetben lehessen bevezetni, ha a módosítások az FMR keretében kerültek véglegesítésre.
• Az FMR alapvetően egy belső szolgáltató funkciót kell ellásson, amely elsősorban nem előírja a munkavégzés szabályait, hanem folyamatmenedzsment eszközök biztosításával segíti az üzleti területeket a céljaik elérésében.
• Az FMR bevezetése csak az első lépés a folyamat-központú szervezet kialakításához vezető úton. Hiába a logikailag hibátlan módszertan, a szervezet illesztése, illetve az érdekeltségi rendszer átalakítása nélkül nem fog működni.

Térjünk ki egy gondolat erejéig az optimailzálási lehetőségekre.

Az üzelti folyamatok optimalizálásával elérhető legfőbb előnyök a redundancia csökkentése (a fölösleges feladatvégzések megszüntetése), az automatizáltság növelése (automatizált munkafolyamatok (workflow) kialakítása), folyamat-hurkok csökkentése (az átfutási idő csökkentése érdekében a fölösleges visszacsatolások mellőzése), elvárás alapú fejlesztés (az optimalizálás a folyamat produktumára vonatkozó elvárások alapján történik), mérhetőség biztosítása, a manuális lépések csökkentése, hatékonyságnövelés, költségcsökkentés.

Egy folyamatmenedzsment rendszer bevezetésnél szintén elengedhetetlen a támogató eszköz megléte, mely a folyamatos szinten tartást, dokumentáltságot és fejlődést biztosítja. Fontos szem előtt tartani – és gyakran előforduló probléma – hogy csupán az eszköz megvásárlásával nem érhetjük el célunkat, nagyon fontos annak a szervezeti kultúrába való beépülése, mindennapi használata is. Hisz mit érünk el, ha egy elavult működésű szervezetet „felruházunk” egy új technológiával? Nem mást, mint egy drága, de továbbra sem hatékonyan működő elavult szervezetet.

Egy jól felépített és bevezett FMR segít megelőzni a problémákat, rugalmassá és nyitottá teszi a szervezetet a pillanatnyi helyzetek kezelésére, az alkalmazkodásra. Bátran állítjuk, hogy mérhető hatékonyságnövelést eredményez rövid időn belül.

Számos vezérelv létezik természetesen, amely elengedhetetlen a BPM projektek kapcsán, de bízunk benne, hogy néhány fontos alapelvre jelen írásunk is felhívta azon innovatív, felelős gondolkodású szervezetek figyelmét, akik eltökélték, hogy nyertesei lesznek a körülöttünk kialakult és mindannyiunkat mélyen érintő válságnak.

Computerworld - 2009. május 12.