BI a menedzsment szolgálatában

Az Üzleti Intelligencia (BI=Business Intelligence) jelentésére elsősorban az informatikai meghatározások a közismertebbek. Ezek az Üzleti Intelligenciát úgy azonosítják, mint olyan alkalmazások és technológiák összessége, amelyek lefedik az adatok összegyűjtését, tárolását az üzleti célú felhasználáshoz valamint az adatok információvá alakítását és az üzleti szereplőkhöz történő eljuttatását. Ez a meghatározás tökéletesen megfelelő, ha csupán a dolog technikai oldalát tekintjük.

A HyperTeam tapasztalatai szerint az Üzleti Intelligenciának létezik egy ettől lényegesen eltérő megfogalmazása is. Nézőpontunk szerint, az Üzleti Intelligencia, mint vállalati teljesítménymenedzsment megoldás, olyan lehetőséget és eszközt ad a kezünkbe, amellyel aktívan és hatékonyan ellenőrizhetjük és menedzselhetjük a vállalkozás sikerének kulcsát jelentő üzleti tevékenységeket, folyamatokat. A gyakorlat oldaláról nézve, a szervezetek adatainak elemzéséből származó tudást használhatjuk fel az üzleti működés és a teljesítménymenedzsment megszervezésében.

Az Üzleti Intelligencia manapság sokkal inkább jelent egy üzleti filozófiát, egy olyan lehetőség halmazt, amely alapjaiban változtatja meg hozzáállásunkat az üzleti folyamatokhoz és a hatékony működéshez.

A termelési folyamatokban a folyamatirányító számítógépek megjelenésüktől fogva fontos szerepet játszottak. Feladatuk nemcsak a termelés nyomon követése, hanem a mérési adatok, idősorok tárolása volt. Az automatizálás azt jelentette, hogy a beállított alapértéktől (tervtől) való eltérést a rendszer valós időben jelezte, közben úgy változtatta (szabályozta) a folyamat paramétereit, hogy a rendszer a kívánatos (cél) állapotba került vissza. Azok a szereplők, akik a termelési folyamatot felügyelték, minden időpontban valós információval rendelkeztek a rendszer állapotáról, az idősoros adatokból ismerték a rendszer működését, így szabályozni tudták a termelési folyamatokat. Az üzleti folyamatok esetében ezt a szerepet ma a Teljesítmény Menedzsment jelenti.

A kiindulási pont: a teljesítménymenedzsment elvárások

A HyperTeam felfogásban a teljesítménymenedzsment nem egy eszköz és még csak nem is az operatív terv, hanem sokkal inkább egy folyamat – egy rendszeres időközönként ismétlődő tevékenység sorozat. A ciklus azzal indul, hogy van egy tervünk, amit teljesítenünk kell, és ehhez képest kapjuk a tény adatokat arról, ami a valóságban történt/történik, a tervtől való eltérés alapján pedig döntéseket, beavatkozásokat kell tennünk, hogy a terv elvárások időarányosan teljesüljenek.

Rendszeres időközönként beszámolót és jelentést várnak el tőlünk, meg kell tudnunk mondani mi történt eddig, mi történik éppen most, beavatkozásainknak köszönhetően várhatóan mi fog történni, bekövetkezni. Ha jól működik a rendszer és megfelelő időben tudjuk a megfelelő döntéseket meghozni, azok eredményeként az üzleti teljesítményünk vagy megfelel a tervezett elvárásoknak, vagy meg tudjuk indokolni az attól való eltéréseket.

A rossz működés jelei

A rossz működés jelei és eredményei hívják fel a figyelmünket arra, hogy a teljesítménymenedzsment folyamatában változtatnunk szükséges. Ilyen intő jelek lehetnek, ha

Ha elemezzük, hogy egy jelentés, egy terv vagy egy beszámoló elkészítése során mennyi időt és energiát fordítunk az adatok összegyűjtésére, rendezésére, konszolidálására és az elemzések elvégzésére, sokszor megállapíthatjuk, hogy a legkevesebb hozzáadott értéket képviselő tevékenységek igénylik a ráfordítások aránytalanul nagyobb hányadát és ezek a tevékenységek az esetek többségében ráadásul „automatizálhatóak” lennének.

Amíg a 80-as években az volt az elvárás, hogy egy adott hónapról az azt követő 5-én az üzleti vezető +5 %-os tűréssel mondja meg azt a várható eredményt, amelyet a könyvelés majd két héttel később fog pontosan meghatározni. Mára a helyzet lényegesen megváltozott. Egyre inkább követelménnyé válik, hogy a megtörtént események adatai a lehető leghamarabb a keletkezés helyén rögzítésre is kerüljenek, és ettől kezdve elérhető legyen ez az adat mindenki számára, akinek erre szüksége van.

A teljesítménymenedzsment alapkövetelményét megfogalmazhatjuk úgy is, hogy a tegnapot kell pontosan tudnunk ma, a holnapokat elég pontosabban, mint tegnap.

Jellemző a kialakult helyzetre az is, hogy az eltérő szakterületekkel szemben ma egységesebb, közös menedzsment szempontok, elvárások érvényesülnek. Minden vezetőtől elvárják a tervezésben, beszámolásban, nyomon követésben, jelentéskészítésben, elemzésben, döntésekben való önállóságot és közreműködést. Így a feladatok mindenki számára közel azonosak, eltérés abban csupán annyi, hogy mindenkinek a saját szervezetére, szakterületére vonatkozik. A megváltozott helyzet – a vezetéssel szembeni, hierarchia független közös menedzsment elvárás - azt eredményezi, hogy az üzleti folyamatok alapján úgy kell a vállalati működést kialakítani és fenntartani, hogy az érintett összes résztvevő számára biztosítani tudja a hatékony teljesítménymenedzsmentet.

Az igazi BI megoldás, a „Kapcsolat” megteremtése.

A HyperTeam megoldása röviden: az adatforrásokból származó adatokat eljuttatjuk egy olyan adattálcára, ahol minden felhasználó és alkalmazás számára elérhetővé, felhasználhatóvá válik az információ. A kapcsolatot három terület között konzisztens módon teremtjük. Ezek a következők:

Alkalmazások és megjelenítések közé tartoznak a számítógépünkön lévő vagy a számítógépen keresztül elérhető olyan programok, mint például a vállalati tervezési és irányítási rendszerek tarozó VIR (Vezetői Információs Rendszer), a BSC (Balanced Scorecard), a RM (Risk Management), a teljesítmény térképek, az üzleti folyamatok adatbázis rendszerei (ARIS, QPR), az üzleti folyamatok nyomon követését biztosító Workflow (WF) alkalmazások, az Internet és az Intranet portálok, a levelezési rendszer, a Microsoft (Word, Excel, Access, stb.) programok és egyéb elemző alkalmazások. Ma már általános követelmény, hogy a megvalósításnak támogatnia kell a kapcsolat nélküli (offline) munkavégzést és elemzést.

Az adattálca, mint eszköz és fogalom azt takarja, hogy ez az a hely vagy eszköz, ahol az adatok ellenőrzött és megbízható formában a felhasználók és az alkalmazások számára elérhetőek. Súlyát, fontosságát növeli, hogy csak az innen származó adatokkal biztosítható a vállalaton belüli közös értékrend. Gyakran találkozhatunk olyan fogalmakkal, hogy szerver, adattárház, lekérdező motor, integrált adatbázis, közös (meta-) adat készlet, adatbázis, egyszerűsített üzleti modell és absztrakciós szint, intelligens igénygenerálás és optimalizált adathozzáférés, és még sorolhatnánk. Ezek mind az adattálcát jelentik és közös tulajdonságuk, hogy a fizikai megjelenésüket tekintve multidimenzionális adatbázisok. A multidimenzionális jelzőt itt abban az értelemben használjuk, hogy az adattálcán elérhető összes adat egy adatbázisban azonos feltételek (dimenziók) szerint rendezett.

Adatforrások néven azokat a vállalati rendszereket értjük, amelyekben az adatok előállnak, illetve keletkeznek. Ide tartoznak az SAP, a CRM (vevői) és SRM (beszállítói) rendszerek, a HR és a különböző üzemirányítási alrendszerek, valamint az üzleti folyamatok rendszerei (ARIS, MEGA, QPR), a vállalati rendszerekhez adatokat szolgáltató Excel, XML és egyéb munkafájlok továbbá a számlaigazolási workflow és dokumentum menedzsment rendszerek. Közös jellemzőjük, hogy elektronikus adatokat biztosítanak a felhasználók számára.

A kapcsolat megteremtése lényegét hasonlíthatjuk egy toronyhoz, ahol az adatforrások a torony lábai, az adatforrások közötti kapcsolatokkal együtt. Egy biztos, ahogy haladunk felfelé, előbb-utóbb elérünk egy olyan szintre, ahol a torony lábai összefutnak és itt már nem az a fontos, hogy milyen forrásból származik az adat vagy információ, hanem hogy rendelkezésre áll vagy sem. Ez a szint reprezentálja az adatforrások konszolidálását, az adatok egyértelműségét, a vállalati adattálcát, a közös és konszolidált adatok bázisát. Ebből táplálkoznak azok az alkalmazások, amelyek a megfelelő információt szolgáltatják a teljesítménymenedzsment működtetéséhez. A legfontosabb, hogy az adatok elérhetőséget a kialakított rendszer minden felhasználója számára biztosítani tudjuk. A munkamegosztás jellemzője, hogy amíg a szervezet belső információi lentről felfelé áramlanak, addig a kilátótorony felsőbb szintjén távolba látóktól a környezeti változásokról szóló információk fentről lefelé áramlanak, praktikusan az adattálcára. Ezzel a lépéssel – a teljesítménymenedzsment ciklus zárásával – megteremtettük azt az integrált rendszert vagy architektúrát, amely minden valóban igazi Üzleti Intelligencia alkalmazás jellemzője.

A legfontosabb üzleti elvárások:

Megfelelés az elvárásoknak: a menedzsment tevékenység valós idejű támogatása

Az Üzleti Intelligencia megvalósítását támogató alkalmazásokból ma már egyre többféle megoldás elérhető az üzleti felhasználók számára. Ezek első ránézésre nagyon eltérő megjelenésűek és az áraik is jelentős eltérést mutatnak. Ha a felhasználói oldalról tekintjük őket, azaz azt vizsgáljuk, hogy a Teljesítmény Menedzsment ciklus elvárásainak hogyan felelnek meg, azt kell észrevennünk, hogy nagyon sok a hasonlóság az alkalmazásokat jellemző funkciókban. Ez viszont teljesen magától értetődő, hiszen minden megoldásnak, funkciónak ugyanaz a célközönsége, ugyanazoknak az elvárásoknak akarnak megfelelni.

Amiben segítséget jelenthetnek a mindennapok operatív feladatainak az elvégzésében:

o Valós idejű és reális képet kapunk a támogatott üzleti folyamatokról, tevékenységekről,
o Az üzleti folyamatok elektronizálásával az eddig csak költséget generáló, de hozzáadott értéket nem vagy alig képviselő tevékenységek radikálisan csökkenthetők,
o A tervezésben, a nyomon követésben és a havi zárásokban a rendelkezésre álló időnket érdemi munkára tudjuk fordítani, így a szükséges határidők lerövidíthetők,
o A nemkívánatos eltérésekről valós időben jelzéseket kaphatunk, a mögöttes ok-okozati összefüggések azonnal - akár tranzakciós szinten is - kideríthetőek és az operatív döntésekhez valós idejű, ellentmondásmentes adatokat szolgáltathatunk,
o Integráltan, azonos feltételekkel és ugyanabban az időben tudjuk támogatni minden üzleti terület tevékenységét a tervezésben, elemzésben, jelentéskészítésben, nyomon követésben, a leányvállalati konszolidálásban és a döntéshozatalban,
o Az adattálca megoldás - kombinálva a munkafolyamatok workflow-s támogatásával - generálisan javítja az üzleti működés szabályszerűségének valós idejű ellenőrzését és az üzleti folyamatok minőségbiztosítását.

Az ideális Üzleti Intelligencia megoldás: a „BI cycle”

A HyperTeam BI módszertana maga is egy ciklus, amelyet csak elkezdeni lehet és soha nem ér véget. Joggal merül fel bennünk ezek után a kérdés, hogy a valóságban hogyan néz ki egy ilyen megvalósítás. Az egyszerűség kedvéért hasonlítjuk ezt egy olyan biciklihez, amelyet több személy részére alakítottak ki. Jellemzője a közös eszköznek, hogy csak együttműködéssel lehet vele haladni, a haladás irányát pedig az határozza meg, aki a kormány mögött ül. Az Üzleti Intelligencia ezzel analóg szerepet tölt be a menedzsment támogatásában.

A HyperTeam projekt tapasztalati azt bizonyítják, hogy az Üzleti Intelligencia olyan keretet ad a teljesítménymenedzsment működtetéséhez, amellyel megvalósítható a konszolidált együttműködés, a kitűzött célok irányába való haladás, az előírásoknak és szabályoknak megfelelő munkavégzés az üzleti folyamatokban, valamint a hatékonyságot biztosító valós idejű kontroll és beavatkozás.

A hatékony BI megvalósítás és használat követelményei

A teljesítménymenedzsment tevékenységek támogatására eddig is létezett számos megoldás és alkalmazás. A fogyatékosságukra jellemző, hogy vagy nem tudják a valós idejű adatokat megjeleníteni minden felhasználó számára, vagy kialakításuknál fogva nem alkalmasak a teljesítménymenedzsment támogatására. A legnagyobb fogyatékosságuk szinte minden esetben az, hogy nincs valós kapcsolatuk az üzleti folyamatokkal, vagy ha van is, alkalmatlanok az üzleti folyamatok nyomon követésére, mert nem képesek a folyamaton belüli elágazások és a folyamatok közötti szerteágazó folyamatkapcsolatok kezelésére.

A hatékony megvalósítás és használat követelményei:

o Először azt tisztázzuk, hogy melyek azok a kulcsfontosságú üzleti tevékenységek és folyamatok, amelyek támogatását meg akarjuk oldani,
o Azonosítanunk kell a folyamatok által érintett összes adatot a forrásaikkal együtt, és gondoskodnunk kell az adattisztításról, amely minden minőség kulcsa,
o Az első kialakítás során szembesülhetünk a ténnyel, hogyha az elvárásoknak megfelelő minőségben akarjuk kialakítani a valódi teljesítménymenedzsmentet jelentő folyamatot, milyen sokrétű feladatokat kell megoldani. Emiatt célszerűbb egy kisebb területet választani, azon megtanulni a bevezetés minden fortélyát, és utána kiterjeszteni az üzleti folyamatok egészére,
o A kialakított megoldás folyamatos karbantartást és felügyeletet igényel, ezt néhány fővel meg tudjuk oldani,
o Az adatfelhasználás biztonságát jogosultsághoz kötött hozzáféréssel kell támogatni
o A működtetés és a változások hatékony átvezetése nélkülözhetetlenné teszi a támogatást biztosító rendszerek adatbázis alapú dokumentálását (ARIS, MEGA, QPR):

- Adatmodellek,
- Workflow modellek és leírások,
- Folyamat modellek és szabályzatok,
- Jogosultságok nyilvántartása és kontrollja,
- A változások kezelése és adatbázis alapú dokumentálása

o A bevezetés csapdáit sikeresen kikerülhetjük a megfelelő tanácsadó bevonásával.

o Ezek után vizsgálhatjuk csak, hogy egy megfelelő rendszer kialakításához milyen technikai feltételek (szoftver, hardver, know-how) szükségesek.

A vállalati szintű Üzleti Intelligencia kialakítása időigényes és jelentős elkötelezettséget igénylő és feltételező folyamat. Ilyen projektek sorozatával érhetjük el, hogy valóban hatékony Teljesítmény Menedzsment megoldás álljon rendelkezésünkre és így biztosíthatjuk a fejlesztéstől elvárt előnyök megvalósulását.

ÜZLETI INTELLIGENCIA=TÖKÉLETES MEGOLDÁS=TÖKÉLETES MŰKÖDÉS