Köszöntöm itt maradó sorstársaimat, akik nem rendelkeznek a mindent tudás képességével. Sajnos hendikeppel indulunk a versenyben, de vigasztalásul hadd osszak meg Önökkel néhány bíztató jelet. Először is mi vagyunk többségben. Ez önmagában persze még nem okoz hurrá hangulatot, azonban emlékezzünk csak a ludak és a disznók esetére. Ugye így már kezdjük érezni a csapategységben lévő erőt? Emellett szerencsére rendelkezünk olyan eszközökkel (egy kicsit fellengzősen módszertanoknak is hívhatjuk őket), amelyek segíthetnek a hátrányunk lefaragásában. A végére hagytam a legbiztatóbb elemet: bármilyen zseniális is legyen egy vezető, egy bizonyos méret vagy komplexitás fölött nem tudja egyszemélyben átlátni és iránytani a működést.
A minden cikkben kötelező bevezetés után (amely remélem minél kevesebb olvasót riasztott el), engedjék meg, hogy bemutassak Önöknek egy olyan módszertant, amelyet beépítve vezetői eszköztárukba, tehetnek egy lépést a zseniális menedzserek hatékonysága és eredményessége felé.
A módszertan neve H3. Nem kíván versenyezni a 6σ és a 8W elnevezésekkel (ebben az esetben legalább H9 lenne a neve), a hármas szám az alapdiszciplínák számát hivatott jelölni, amelyek a stratégia-, a folyamat és a projekt-menedzsment, a H betű pedig a megalkotó HyperTeam nevét aposztrofálja. Tudva azt, hogy a menedzsment szó egy igazi „izé-kifejezés”, amelybe sok minden beleérthető, pontosítunk szükséges, hogy a H3 mit tekint menedzsment feladatnak (zárójelben az adott terület H3 módszertani megnevezése):
az eredményesség (elvárásoknak való megfelelés), a hatékonyság (az erőforrások felhasználása) és a potenciál (erőforrások rendelkezésre állása) mérhetőségének biztosítása (teljesítményértékelési indikátorrendszer).
A fenti módszertani elemek a H3 működésfejlesztési rendszer kialakításának és működtetésének lépései is egyben. Annak érdekében, hogy – dacára a bulváros, ismeretterjesztő hangvételnek - a tudományos közélet is befogadja a H3 módszertant, kialakult egy sajátos eszköz- és kifejezés-rendszer. Hogy elkerüljük az áltudományoskodás látszatát, nézzük meg, hogy „konyhanyelven” mit is jelentenek a módszertani lépések.
ORGIMETRIA
Sokan voltunk kénytelenek orvoshoz fordulni eddigi életünk során ilyen-olyan tünetek miatt. Ekkor gyakran alkalmaznak az orvosok olyan vizsgálóeszközöket, mint a torokba dugott fapálcika, a fonendoszkóp, valamint a nyirokcsomók duzzanatának vizsgálatánál a saját kezük. Bonyolultabb esetekben elküldenek minket vérvételre, ahol számunkra érthetetlen kódokkal jelölt paramétereket vizsgálnak meg. Ezek a paraméterek nem mások, mint a szervezet indikátorai, amelyek értékei, illetve értékeinek változása valamely biokémiai folyamat nem megfelelő működését jelzik.
Egy ehhez hasonló szempontrendszer felállítható a gazdálkodó szervezetekre is. Az ORGIMETRIA meghatározza a szervezetek működésének elemzésére szolgáló szempontokat, valamint a vizsgálat módszereit. Az ORGIMETRIA szempontrendszerét 1. számú táblázat mutatja be.
1. ábra: Orgimetrikus Mátrix (OM)
A felmérés során azonosítják az érintett felek által támasztott elvárásoknak történő megfelelés mértékét (eredményesség), elemzik a szervezet irányítása során felhasznált módszerek megfelelősségét (hatékonyság), valamint a szükséges eszközök rendelkezésre állásának mértékét (potenciál). Az orgimetrikus felmérés eredménye a szervezet jellegzetességeit tartalmazó „laborlelet”.
EME modell
Folytatva az elkezdett egészségügyi analógiát, a laborlelettel a kezünkben visszamegyünk a háziorvosunkhoz, aki – megnézve az eredményeket – sokat sejtetően hümmögve és bólogatva felállítja a diagnózist: Önnek drága uram, magas a koleszterinszintje. Persze betegünk szabadkozik, hogy sokat dolgozik, mert kell a pénz a családnak, nincs idő mozogni, az egészséges étkezés nem lehetséges, örül, ha napközben bekap valamit egy gyorsétteremben, hétvégén pedig csak nem fog müzlit ebédelni, amikor úgy szereti a pacalpörköltet. Az orvos megértően bólint, és hűvös nyugalommal közli, hogy felír nekünk egy gyógyszert, de ha nem változtatunk az életmódunkon, akkor ennek komoly betegség és kórházi ápolás lesz a vége.
Betegünk egy kicsit megrémülve tér haza családjához, majd a vacsoraasztalnál közli az elhatározását – mostantól másként fogok élni. Mivel fűti a tettvágy – és egyébként is elment az étvágya, mivel agya koleszterin bombaként engedi láttatni vele a párizsi szeleteket -, a vacsora helyett nekiáll végiggondolni, hogy tulajdonképpen miért is élt eddig így.
- A gyerekeket etetni kell, és persze mindig a legújabb divat szerinti ruhákban kell járatni őket. A feleségem imád a fodrásznál ülni, ami szintén nem olcsó. Azt is szeretné persze, ha többet lennék a gyerekekkel. Na de dolgoznom kell, a munkahelyen egyre több feladatot osztanak rám. A haverokat sem kéne elhanyagolni, heti egyszer csak van egy estém rájuk. Elvállaltam persze a házban a közös képviselői feladatot is, de hát valakinek csak meg kell ezt is csinálni.
Betegünk arra jutott, hogy komoly elvárások vannak vele szemben otthon és a munkahelyén, a haverok is számítanak rá és a ház problémáit is kezelni kell. Erre itt van az orvos intelme is. Hősünk arra jutott, hogy át kell alakítania időbeosztását, be kell iktatni a testmozgást, a családtól ugyanakkor nem vehet el további időt, így a munkáját kell rövidebb idő alatt, azaz hatékonyabban elvégeznie, valamint le kell mondani a közös képviselői pozícióról.
Ezután lajstromba vette, hogy mire van szüksége ezekhez a változtatásokhoz. A sportoláshoz és a család megélhetéséhez is kell pénz, lehetőleg minél több, továbbá érdemes lenne elsajátítania olyan készségeket, amelyek a munkája hatékonyságának javításában segítségére lehetnek. A megnövekedett feladatai miatt talán kérhetne egy titkárnőt is. A munkahelyéhez közel van egy uszoda, ahova ebédidőben kiugoratna.
Betegünk ezzel felállította a saját maga EME modelljét; azonosította a vele szembeni elvárásokat, megoldási lehetőségeket gondolt végig, valamint megnézte az ezekhez szükséges erőforrás igényt. A H3 EME modellje – az OM-ben megismert struktúra alapján – támogatja a fenti célok csoportosítását, valamint a közöttük lévő kapcsolatok elemzését.
2. ábra. EME modell
C-F analízis
Betegünk kidolgozta tehát a saját céltérképét. Ahhoz, hogy ez több legyen, mint egy egyszerű újévi elhatározás, végiggondolta, hogy nap-mind-nap mit csinál, mivel tölti az idejét. A következő eredményre jutott:
- reggel felkelek és munkaképes állapotba hozom magam,
- beülök az autóba és elmegyek a munkahelyemre,
- elvégzem a délelőtti feladataimat,
- elmegyek ebédelni,
- elvégzem a délutáni feladataimat,
- beülök az autóba és találkozom a haverokkal,
- beülök az autóba és elmegyek haza,
- megvacsorázom,
- intézem a ház ügyeit,
- játszom vagy tanulok a gyerekekkel,
- nézem a tévét vagy olvasok,
- lefekvéshez készülődöm,
- alszom.
Ezt követően összevetette ezeket a céljaival, annak érdekében, hogy azonosítsa azokat a feladatokat, amelyek a legfontosabbak a célok elérése érdekében. Eredményül azt kapta, hogy a ház ügyeinek az intézése, a tévézés/olvasás, a lefekvéshez készülődés és az alvás nem kritikus tevékenység. Ezekből az alvás nem elhagyható, legfeljebb lerövidíthető, a többit minimalizálni szükséges. Az egyéb feladatok a célok elérése szempontjából fontosnak minősültek, így hősünk arra a következtetésre jutott, hogy az utazás és a munkavégzés módjának megváltoztatására kell koncentrálnia.
Ezzel elkészült az ún. cél-folyamat mátrix, amely megmutatja a célok és a feladatok/folyamatok közötti összefüggéseket, valamint támogatja a folyamatok priorizálását. A 3. számú ábra egy ilyen mátrixot mutat be. Az oszlopdiagram a folyamatok kritikusságának mértékét, a poligon pedig a célok folyamatok általi támogatottságának mértékét jeleníti meg.
3. ábra: C-F mátrix
Az ábráról leolvasható, hogy mely folyamatokat érdemes átalakítani, melyeket elhagyni, illetve melyek azok a célok, amelyek elérése a folyamatok által nem támogatott, ezért ezekhez célszerű folyamatokat definiálni.
C-P analízis
Hősük nem elégedett meg ennyivel. Végiggondolta azt is, hogy milyen nagyobb fába vágták a fejszéjüket és ezeket érdemes-e tovább folytatni. A következő eredményre jutott:
- le akarjuk cserélni az autót,
- kifestjük a lakást,
- jelentkeztem szakmérnökire,
- jelentkeztem a helyi karate klubba.
Összehasonlítva ezeket is a céljaival, azt találta, hogy az autó lecserélése nem fontos, inkább át kellene térnie a tömegközlekedésre, a lakás kifestése ugyan időszerű, de most fölöslegesen von el pénzt és időt, a szakmérnöki fontos, hogy növeljem elismertségemet és talán a munkahatékonyság javításában is segít, a karate pedig inkább a gyermeki énem óhaja, az úszás most sokkal jobban beleilleszthető a napirendembe. Kitalálta ugyanakkor azt is, hogy ha a gyerekeket bevonja a házimunkába, akkor a feleségének több ideje marad a velük való tanulásra (és a fodrászra), így leveheti a válláról ezt a feladatot (a játék persze megmaradhat). Elhatározta tehát az otthoni házirend átalakítását.
Hősünk nem mást csinált, mint a családi projekteket hasonlította össze a célokkal és priorizálta őket. Sőt, egy új projekt elindítása mellett döntött.
A H3 módszertan C-P analízise (a folyamatoknál bemutatotthoz hasonló módon) támogatja a fejlesztéseink azonosítását, elemzését, priorizálását és új fejlesztések elindítását.
Teljesítményértékelési indikátorrendszer
Az életét alaposan átalakító családfő - a jól végzett munka felett érzett örömében - hátradőlve élvezte munkája gyümölcsét. Hirtelen több ideje lett, amit a gyerekeire fordíthatott, és egy kis sport is belefér a mindennapokba. Egy valamit nem tudott biztosan; a koleszterinszintje helyreállt-e. El is határozta, hogy elmegy a kezelőorvosához kontrollra.
Az orvosa ismételten elküldte őt laborvizsgálatra. Az eredmény több mint bíztató lett: a koleszterinszint csökkenni kezdett, ugyanakkor a bilirubin szint nem várt magasságokba emelkedett. Mivel hősünknek fogalma sem volt arról, hogy ez mi lehet, nem nyugtalankodott. Az orvosa azt tanácsolta, hogy csökkentse az alkoholfogyasztást és figyelje a bőrét, hogy nem sárgul-e. Adott némi magyarázatot is arról, hogy ez egy enzim, amelynek a magas szintje a máj gyulladását jelezheti, de nem kell aggódnia, a mennyiség nem kórosan magas. Megnyugodva tért hát haza betegünk, ugyanakkor nem hagyta nyugodni egy gondolat: honnan tudom én otthon, hogy éppen milyen a bilirubin szintem. Talán éppen a bőr színe jelzi ezt indikátorként? Arra a következtetésre jutott, hogy ilyen indikátorokra szüksége lehet más területen is annak érdekében, hogy a céljai elérését ellenőrizze.
Elhatározta, hogy mérni fogja az utazással eltöltött időt, valamint a heti sportolások számát. Megfogalmazta az elvárásait saját magával szemben: utazás max. 1 óra naponta és heti 3 sport. Ezzel immáron háromra emelkedett azon indikátorok száma, amelyekkel mérni tudja a változás mértékét. Emellett minden vasárnap, a koleszterinszegény zsírral készült pacal-light és a desszert között megkérdezi a családját arról, hogy hogyan sikerült a hetük, volt-e valamilyen megoldandó probléma, indirekt módon információt szerezve arról, hogy meg vannak-e elégedve családfői szolgáltatásaival.
A családi indikátor rendszer a H3 teljesítményértékelésre használt mérőszám-kártyáinak az analógiája. Beszélhetünk cél-, folyamat- és projekt-specifikus mérőszámokról, attól függően, hogy mit hivatottak mérni. A kártyák használatával, illetve a mérési és beavatkozási módszertan kialakításával bezárult az a kör, amely a H3 rendszer logikáját hivatott bemutatni. Eljutottunk a helyzetértékeléstől, az elvárások tisztázásán, a szükséges folyamatok és projektek definiálásán és kezelésén át a teljes működés értékelését biztosító indikátor struktúra kialakításáig.
Remélem, hogy „esettanulmányunkkal” sikerült érzékeltetni a H3 rendszer működésének logikáját és eredményeit. Természetesen arra nem volt lehetőség, hogy részletesen bemutassuk a módszertani lépéséket, de talán kinyitotta az érdeklődés kapuját ez iránt a logikus, sallangoktól mentes és eredményes eszköz iránt. És talán a bevezetőben említett zsenik is hasznát vehetik mindennapi munkájuk során.
Amennyiben úgy gondolja, a fenti írás akár Önről is szólhatna...és szeretné megismerni a fenti módszertant közelebbről, jöjjön el H3 TRÉNINGÜNKRE!
KARRIER - SharePoint fejlesztőt keresünk
